A definição bem elaborada dos processos é um fator que conta muito para atingir o sucesso do negócio. Seja qual for a área de atuação, devem existir processos, principalmente no setor financeiro e de vendas. A automação de processos, por sua vez, é uma estratégia fundamental que visa otimizar os resultados, monitorar o andamento dos principais processos e aumentar a produtividade da empresa como um todo.
Primeiramente, automatizar processos significa utilizar todo o potencial da tecnologia e da integração de sistemas, a fim de aprimorar o controle do fluxo de trabalho. A vantagem de aplicar essa técnica é justamente trazer a possibilidade de monitoramento em tempo real, além da significativa redução de custos que se pode observar ao longo do tempo.
A grande finalidade de optar por automatizar processos gerenciais é garantir o desenvolvimento e a implantação de melhorias em todos os departamentos. Além disso, permite identificar gargalos no fluxo de trabalho e definir alertas em tempo real.
Mas como implementar a automação de processos gerenciais na minha empresa? Qual é o melhor sistema para meu plano de negócio? Confira a seguir!
1 – O mapeamento de processos
Antes de tudo, a primeira coisa que precisa ser feita é mapear todos os processos já existentes. Dessa forma, você consegue ter uma visão mais abrangente de todas as operações e todas as atividades envolvidas.
O objetivo desse mapeamento é otimizar o fluxo de processos que já existe e auxiliar na implantação de novos para complementar as ações estratégicas. Assim, é possível identificar falhas de integração, pontos fortes, pontos fracos, se há custos excessivos em jogo, atividades que não geram produtividade, etc. Faça a seguinte relação para concluir um mapeamento completo:
• Identifique os objetivos do negócio;
• Identifique as saídas e as entradas dos processos;
• Identifique os limites dos processos;
• Enumere todas as atividades envolvidas em cada processo;
• Identifique possíveis melhorias de cada um;
• Documente o processo com as melhorias aplicadas;
• Monitore os resultados de cada processo.
2 – Crie um cronograma de implantação
O próximo passo é criar etapas para realizar a implantação. É interessante definir um cronograma, a fim de garantir adaptações para que as novas mudanças sejam executadas da melhor forma possível.
Contudo, devem existir prazos determinados para o cumprimento das metas. Caso seja necessário, aplique treinamentos rápidos para toda a equipe. Isso ajuda muito no aumento da produtividade.
Todos esses esforços, inicialmente, são aplicados para reduzir atrasos, desperdícios, retrabalhos, bem como o alcance dos objetivos.
3 – Monitoramento contínuo
Não adianta nada automatizar processos e não acompanhar os resultados. Toda essa metodologia de implementação precisa ser testada de acordo com o tipo de empresa. Cada uma reage de uma forma e cada resultado gera um impacto. É importante observar muito bem isso.
Portanto, determine indicadores de desempenho e monitore regularmente o andamento dos processos. Caso seja necessário, crie um checklist para facilitar essa etapa.
4 – Escolha o melhor sistema de gestão
É aqui que todo seu planejamento sairá do papel. É, principalmente, a escolha do sistema de gestão que irá trazer resultados sucessivos aos processos gerenciais.
O sistema de gestão garante total controle sobre todos os departamentos importantes da empresa como estoque, fiscal, financeiro, RH, compras e vendas. O ERP auxilia na padronização de rotinas de trabalho e elimina a necessidade de controles com planilhas, proporcionando mais agilidade e segurança para o dia a dia de empresários e gestores.
O resultado que podemos observar logo de início é a redução de tempo para execução de tarefas, já que quanto menos manuais forem as tarefas, menores são as chances de erros e falhas de processos. A partir do momento em que a empresa utiliza um sistema de gestão para otimizar processos, adquire a facilidade de integração de dados.
Dessa forma, é possível criar relatórios cada vez mais completos, auxiliando os empresários nas principais tomadas de decisões. O uso da tecnologia tornou-se uma extrema importância para garantir a sobrevivência das empresas. Como consequência, a empresa garante espaço para crescer e investir.
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Ficou interessado em saber como implantar a automação de processos em sua empresa? Então conheça as funcionalidades que irão te ajudar a automatizar processos gerenciais com segurança!
